보존(Archiving) — 백업이 있다고 보존이 되는 것은 아니다

보존(Archiving)은 보관 기간 동안 기록을 바꾸거나 잃지 않고, 필요할 때 읽을 수 있는 상태로 안전하게 두는 일입니다. 식약처 「첨단바이오의약품 데이터 완전성 안내서 [민원인 안내서]」 #2-16에서 이 용어를 '보존'으로 표기하며, 여기서는 그 뜻을 풀어 정리합니다.

현장에서는 '백업'과 '보존'을 같은 말처럼 섞어 쓰곤 합니다. 백업은 장애나 삭제에 대비해 복구용 사본을 만들어 두는 일이고, 보존은 보관 기간 내내 기록의 지속성과 가독성을 지키는 일입니다. 그래서 백업 파일이 있어도 보존이 된 것은 아닙니다. 기록을 다른 저장소로 옮길 때는 원본과 검증된 사본의 관계가 분명해야 하고, 기초 자료(Raw Data)만이 아니라 시험 조건, 작성자, 시각, 점검기록(감사추적) 같은 메타데이터도 함께 남아 읽혀야 합니다.

예시 (가상의 상황입니다) 한 제조소의 품질관리(QC) 시험실이 분석 장비용 개인용 컴퓨터(PC)를 교체하면서, 매일 밤 백업해 둔 폴더를 새 컴퓨터에 통째로 복사했습니다. 1년쯤 지나 지난 시험을 다시 확인하려는데 결과 파일은 열렸지만, 처리 방법 설정과 점검기록(감사추적)이 결과와 분리되어 있었습니다. 일부 파일은 구형 소프트웨어가 없어 열리지도 않았습니다. 시험실은 백업과 별도로 보존 절차를 만들어, 옮기기 전후 사본을 대조하고 보관 기간 동안 열람 가능한 환경을 함께 관리하기로 했습니다.

오늘 확인할 것

• 우리 시험실의 보관 대상 기록이 백업 폴더에만 있지 않은지, 보존 절차가 따로 있는지 확인한다.
• 기록을 옮길 때 기초 자료와 메타데이터, 점검기록(감사추적)이 함께 남는지, 원본과 사본을 대조했는지 확인한다.
• 보관 기간이 끝날 때까지 기록을 열어 볼 소프트웨어와 환경이 유지되는지 확인한다.

백업은 잃었을 때 되살리는 길이고, 보존은 몇 년 뒤에도 읽히게 하는 길입니다.